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Enfrentando al COVID-19 con Lean Six Sigma

Como desarrollar e implementar soluciones eficientes y efectivas con un análisis estructurado

junho 29, 2020

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Con más de 3.3 millones de infectados y más de 236 mil fatalidades[1], la pandemia del COVID-19 no solo ha traído dolor humano, sino también el desmoronamiento de la economía mundial. En un informe elaborado para el congreso norteamericano se establece que “… el virus podría recortar el crecimiento económico global hasta en un 2.0% por mes si las condiciones actuales persisten. El comercio mundial también podría caer de 13% a 32%…”[2] En este mismo informe, se estima que 29 millones de personas en América Latina podrían caer en la pobreza.

En un esfuerzo de evitar una recesión económica, muchos países están tomando medidas para el retorno de las personas a sus actividades económicas en el “nuevo” mundo del COVID-19. En este entorno, en muchos casos los miedos e intereses políticos oscurecen la objetividad y el análisis racional en la toma de decisiones.

En este artículo presentamos los pasos para analizar el problema “COVID-19” estructuradamente usando herramientas Lean Six Sigma que pueden ayudarnos a establecer de manera efectiva y eficiente las nuevas formas de trabajo en este entorno. Vamos a revisar como los mecanismos de prevención recomendados por organizaciones mundiales y nacionales pueden ser analizados usando principios Lean Six Sigma en el contexto especifico de cada empresa y actividad para maximizar su impacto.

El nuevo “normal”

Empecemos aceptando que el COVID-19 está aquí para quedarse y tenemos que aprender a vivir y a trabajar con él. Sin una vacuna de inmunización, todos vamos a contraer el virus tarde o temprano. Aun cuando billones de dólares se están invirtiendo en terapias de prevención, cualquier descubrimiento de inmunización efectiva estaría disponible en el primer semestre del 2021, sin contar el tiempo requerido para su fabricación y distribución.

Adicionalmente, 50% de las personas contaminadas no presentan síntomas, pero infectan a otros. Lo que hace aún más difícil detectar que personas están activamente contagiando. La Organización Mundial de la Salud (OMS) reconoce que aún no se conoce en su totalidad al COVID-19; por ejemplo, aún no se sabe si las personas recuperadas no contagian a otras y por cuánto tiempo se mantienen inmunes. Estudios recientes indican que la inmunidad adquirida podría durar en promedio 3 meses complicando el retorno a las actividades normales.

Lamentablemente, el teletrabajo no es una solución universal que pueda aplicar a todos y en todas las industrias. El quedarse en casa aislado al 100% no solo es económicamente imposible para la mayoría de las personas, sino también es extremadamente difícil de mantener debido a la necesidad de interacción con otras personas para adquirir productos y servicios básicos.

El costo de ignorar los riesgos

El caso de la planta de Smithfield en South Dakota, USA[3], ilustra el alto costo de no analizar sistemáticamente los riesgos del COVID-19. En abril del 2020, la planta no solo fue forzada al cierre total de sus operaciones por 3 semanas, también se convirtió en el caso modelo en los Estados Unidos de la falta de preparación en establecer los mecanismos internos para enfrentar los riesgos de contagio de manera efectiva y sistémica.

El alcalde de la ciudad de Sioux Falls, donde se ubica la planta de Smithfield y que emplea a más de 1000 personas, se vio en la obligación de requerir el cierre completo de sus operaciones debido a que se convirtió en el foco de contagio más grande del estado. Con 545 personas reportadas con COVID-19, el número de infectados relacionados a la planta representó el 55% de todos los casos en el estado de South Dakota a finales de abril.

Otro caso donde las medidas de prevención también fallaron fue en la minera Antamina, una de las 10 minas más grandes en el Perú. El 13 de abril, la empresa minera fue forzada a ordenar una “parada estratégica de seguridad” luego de registrar 210 casos positivos de 600 pruebas realizadas a sus empleados. Con 17 empleados en condiciones severas y una persona en cuidados intensivos, Antamina se convertía en un foco de contagio importante que no podía ser ignorado por las autoridades de salud. En este caso, el 87% de los contagiados no presentaron síntomas o estos fueron muy leves, haciendo difícil la identificación de empleados infectados sin el uso de pruebas médicas; un aspecto importante para tener en cuenta en la definición de las contramedidas a implementar

En ambos casos, Smtihfield y Antamina, fueron forzadas a tener paradas operacionales debido a que las medidas establecidas no fueron suficientes para detectar y prevenir el rápido contagio entre empleados.

Por qué Lean Six Sigma (LSS) para prevenir COVID-19

La popularidad de Six Sigma se basa en los extraordinarios resultados reportados desde su implementación masiva en General Electric y múltiples empresas en la década de los 90s. Six Sigma, posteriormente Lean Six Sigma, permite resolver gran diversidad de problemas cuando se aplica apropiadamente. En la actualidad, la mayoría de empresas cuentan con profesionales entrenados y certificados en Lean Six Sigma, quienes lideran proyectos de mejora dentro de sus organizaciones.

Lean Six Sigma nos proporciona una metodología probada para analizar los factores críticos que afectan un resultado, implementando soluciones efectivas. Las 5 fases de Lean Six Sigma: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, o DMAIC por sus siglas en inglés, corresponden a la aplicación del método científico para resolver problemas. Estas fases se pueden subdividir en los 8 pasos de la Resolución Práctica de Problemas que es la forma básica como Toyota y otras empresas resuelven problemas en sus organizaciones.

Gráfico 1 – Fases del DMAIC y los 8 pasos de la Resolución Práctica de Problemas

Aclarar el problema

El primer paso para resolver cualquier problema es aclarar qué es el problema en sí. Como decía Albert Einstein, “Un problema bien definido es un problema medio resuelto,” dado que solamente nos queda por ejecutar las contramedidas. En términos prácticos, aclarar el problema es describir detalladamente la brecha entre la condición actual y la condición ideal que deseamos alcanzar.

En la prevención de COVID-19, cada organización enfrenta diferentes realidades debido a factores como el sector en el que operan, las regulaciones a seguir, los procesos y tecnología usadas e incluso realidades demográficas de sus empleados. Adicionalmente, la condición actual no es similar en toda la organización; variaciones relevantes pueden existir en cada planta y grupo de trabajo.

Para identificar adecuadamente la brecha por cerrar, una herramienta efectiva para describir y generar consenso sobre la condición ideal y actual es las 5W1H. Un ejemplo como la 5W1H puede ser usada en el contexto de prevención de contagio de COVID-19 se presenta en la tabla siguiente:

Tabla 1 – Ejemplo 5W1H prevención de COVID-19 en un centro de trabajo

El “Qué” se refiere a la descripción de la condición ideal. En este caso es no tener empleados contagiados.
El “Por qué” consiste en entender la razón o el propósito del “Qué”, COVID-19 puede ser fatal para nuestros empleados, sus familiares y económicamente devastador para la empresa.
El “Dónde” se refiere al alcance del “Qué”. En este caso, la condición ideal sería todo ámbito de trabajo, incluyendo las áreas de servicio y comunes donde puede ocurrir contagio.
El “Cuando” se refiere a la oportunidad de contagio. En la condición ideal, la prevención del contagio se debe durante la jornada de trabajo, pero también en el transporte al y del centro de trabajo
El “Quién”, hace referencia a que personas debemos incluir en las rutinas de detección, prevención y monitoreo. En la condición ideal se deber considerar no solo a empleados, pero también a los proveedores y clientes
El “Cómo”, se refiere a los procesos críticos, actuales o por establecer, para alcanzar el “Qué”. En la condición ideal, se refiere a mantener las Rutinas para Detectar y Prevenir contagio, las rutinas de monitoreo de contagiados, así como los procesos de soporte de información y de recursos humanos.

La 5W1H como se muestra en la tabla 1 debe ser completada por un equipo multidisciplinario que incluya a los líderes con responsabilidad directa en los procesos de prevención a implementar. Un facilitador es recomendado para centrar la tormenta de ideas en nivel de profundidad y alcance de cada pregunta.

Descomponer el Problema

El siguiente paso es descomponer el problema para identificar los puntos donde debemos analizar las posibles soluciones. Una forma práctica de comenzar a descomponer el problema es entendiendo cada dimensión analizada en el 5W1H en mayor detalle como se muestra en el gráfico 2.

Gráfico 2 – Descomponiendo el problema

Cómo nos contagiamos

Como parte de descomponer el problema es importante entender El “cómo” nos contagiamos. El COVID-19 se contagia a través de la saliva o mucosidad (ojos, nariz y boca.) El virus se transmite a través de 2 canales: en gotas, mayor a 5 micrómetros, o en núcleo de gotas, menor de 5 micrómetros. Los núcleos de gotas por su tamaño “vuelan” en el aire que luego respiramos mientras las gotas “salpican” a las personas u objetos.

Un error muy común es implementar contramedidas, muchas de ellas costosas, sin entender bien como nos beneficiamos.

Cada contramedida ya sean de ingeniería, estándares o equipos de protección debe aplicarse entendiendo los CANALES DE CONTAGIO y su efectividad en controlar esos canales.

Gráfico 3 – Proceso de contagio de COVID-19

Quiénes tienen mayor riesgo de enfermarse gravemente

De acuerdo con el CDC[4], cualquier persona corre riesgo de contraer COVID-19. Sin embargo, algunas personas tienen mayor probabilidad de enfermarse gravemente que otras, requiriendo hospitalización, cuidados intensivos e incluso llegar a morir. Entender que empleados tiene mayor riesgo es esencial para ajustar las condiciones de prevención. Organizaciones como la OMS y el CDC reconocen que aún no entienden completamente por qué algunas personas se enferman gravemente mientras otras no. Sin embargo, data de diferentes países y grupos étnicos apunta a dos relevantes factores de riesgo:

Edad: El riesgo de enfermarse gravemente aumenta con la edad. De acuerdo con el CDC[5], “8 de cada 10 muertes relacionadas con COVID-19 notificadas en los Estados Unidos ocurrieron entre adultos de 65 años o más.” Adicionalmente, personas en sus 50 tienen 3 veces más riesgo de morir que personas en sus 40. Si comparamos personas en sus 60 con personas en sus 40, el riesgo de morirse es 10 veces. Organizaciones con empleados mayores a 50 años, deberían establecer rutinas de prevención para reducir su exposición e interacción con otros empleados.
Afecciones subyacentes: Personas con ciertas afecciones subyacentes, sin importar la edad, tienen mayor riesgo de enfermarse gravemente a causa del COVID-19. Estas afecciones incluyen: cardiovascular, diabetes, enfermedades respiratorias e hipertensión. Por ejemplo, personas que sufren con diabetes tienen 8 veces más riesgo de morir que personas que no tienen afecciones subyacentes. Esta lista de afecciones es continuamente actualizada por organizaciones como la OMS y el CDC en la medida que nuevos estudios ofrecen mayor entendimiento del COVID-19. Es relevante que las organizaciones establezcan rutinas que permitan incorporar nuevos descubrimientos de manera ágil para ajustar las contramedidas de prevención. Empleados que tengan afecciones subyacentes que incrementan el riesgo de mortalidad deben incluirse en grupo de riesgos y así establecer mecanismos de prevención más efectivos

Gráfico 4 – Proporción de fatalidad Covid-19

Ante estas condiciones que incrementan el riesgo de fatalidad, es necesario crear un estándar que nos ayude a establecer los grupos de riesgo para identificar a las personas que pueden retornar a sus actividades de trabajo con los cuidados necesarios y quienes deberán seguir un protocolo para reducir el riesgo de contagio.

Gráfico 5 – Estándar de grupo de riesgo

Cuándo ocurre el contagio

Existen dos momentos importantes en el proceso de contagio: cuando ocurre la infección y cuando aparecen los síntomas clínicos. El intervalo en el tiempo entre estos dos momentos se denomina periodo de incubación. Para el 50% de las personas contagiadas que presentan síntomas, este periodo “varía entre 1 y 12,5 días, con una media estimada de 5-6 días,” de acuerdo con la OMS. Se sabe que las personas pueden contagiar durante el periodo de incubación; sin embargo, no se sabe con precisión desde cuándo. Por lo tanto, las contramedidas de prevención deben asumir que cualquier persona puede estar infectada, aun si no presenta síntomas o está en el periodo de incubación, y que puede contagiar a otros. El CDC recomienda que la mejor manera para prevenir la enfermedad es evitar la exposición a este virus a través del distanciamiento entre personas y restricción del flujo de las gotitas que se producen cuando una persona infectada tose, estornuda o habla.

Gráfico 6 – Evolucion de persona contagiada con COVID-19

Para aquellas personas que, si presentan síntomas, su rápida identificación y aislamiento no solo disminuirá el nivel de propagación de la enfermedad, pero también potencialmente facilitará el tratamiento y recuperación de la persona infectada.

Dónde ocurre el contagio

Para identificar donde potencialmente las personas se podrían contagiar, es necesario entender cada actividad que los empleados realizan en el trabajo; sin embargo, si solo nos enfocamos en el área de trabajo podemos inadvertidamente ignorar otras áreas más críticas y susceptibles a ser fuentes de contagio.

Es necesario mapear todas las actividades desde que el empleado deja su hogar para ir al trabajo, por ejemplo, el transporte, público o privado, el ingreso a la empresa, coordinación con su equipo, recepción del turno, trabajo, luego descanso, uso de los servicios, almorzó, retorno al área de trabajo hacer la coordinación y relevo o entrega al siguiente turno, salida, toma de transporte y retorno a casa.

En cada una de estas actividades se debe identificar el nivel de riesgo de contagio que representan, el RPN, o Número de prioridad de riegos, representa un valor que nos permitirá priorizar nuestros esfuerzos en aquellas actividades con mayor riesgo. Por ejemplo, el mayor RPN podría ser el transporte de los empleados, como es en muchos casos. Una herramienta adicional que nos permite identificar donde existe concentración de personas y por lo tanto mayor riesgo de contagio, es el diagrama Spaghetti, que es la representación física de las instalaciones o layout donde se grafica el recorrido de los empleados.

Analizando cada actividad en 3 factores PEC

Para entrar al detalle de los factores que potencian el riesgo de contagio realizamos las siguientes interrogantes:

La primera pregunta que debemos realizar para determinar el riesgo de contagio en un área es: ¿El distanciamiento entre los empleados requiere que sea mayor o menor a dos metros?, por ejemplo, si esta estación de trabajo requiere que el operario comparta el área a menos de 2 metros el riesgo de contagio es mayor.

Segunda pregunta es: ¿Cuál es el nivel de confinamiento y ventilación del espacio donde se realiza la actividad?, por ejemplo, si el puesto de trabajo se encuentra techado con pocas renovaciones de aire fresco la probabilidad de contraer el virus aumenta.

Tercero ¿Cuántos empleados están ubicados al mismo tiempo en un mismo espacio? Recordemos que el principal medio de reproducción y transporte del virus son las personas por ello es importante mantener al mínimo el número de contactos con otras personas junto al distanciamiento social para reducir el riesgo de contagio.

Entonces cuando combinamos estas tres variables: distancia entre operarios, frecuencia de contacto físico con otra persona y frecuencia de uso compartido de equipos y elementos yo puedo determinar cuál es la ocurrencia de contaminación o contagio, utilizando una escala que puede ser 1 bajo 3 medio y 5 alto, en nuestro ejemplo nosotros podemos asignar un 3 es decir la probabilidad de ocurrencia media.

Gráfico 7 – Evaluación del riesgo con PEC